電話での対応とかけ方をビジネスマンのあなたはマスターできていますか？
電話マナー
ビジネスマナーでの電話のかけ方と対応の仕方
ビジネスマナーと電話の対応
ところで、電話対応にあなたは自信がありますか、特にビジネスマンの第一歩は、電話の対応とかけ方だと言われています、会社のイメージを壊さないような電話の対応をしていますか、ではあなたのデスクの電話が鳴ったらまず、基本はすぐに受話器を取ることです、当然に相手を待たせるのは失礼ですから、ベルが３回鳴り終わるまでは取りましょう、もし３回以上待たせることが会ったら、はじめに「お待たせしました」と必ず言って、会社名を名のってください、また５回以上待たせるよなことがあれば、「大変お待たせして申し訳ございません」と付け加えた、お詫びの言葉を添えてくださいね。
また、電話にでるときは、メモ用紙とペンは必ず用意し、そしていつも電話のそばに置いておくことも肝心ですね、そして受話器を取ったら、明るく活発な声で「○○会社の○○でございます」と社名と氏名を名乗ってください、また「もしもし」と呼びかけの言葉を使う人がいますが、これは呼びかけ言葉ですから、いただいた電話に対して使うものではありません、つまり「もしもし」は不適切なのです、注意してください。
つまり、相手と話すときは「誰から」「だれに」「何を」「いつ」「どこで」「どうする」その六つを理解し書きとめます、そして電話を切る前に、日時、場所、固有名詞など重要な点を暗唱する習慣をつけたいものです、最後に相手が電話を切った事を確認して受話器を置いて下さい。
携帯電話マナーとかけ方マナー
携帯電話に限らず、最低限の電話マナーは理解できたと思いますが、例えば、相手の声が良く聞こえないときなどは、気をつけたいものです、いくら相手の声が聞こえないとはいえ、「もう少し大きい声でお話ください」などと言ってはいけません、あくまでも間接的な表現を使います、例えば「お電話が少し遠いようですが・・・・」のように相手を非難するような表現は避けましょう、もし早口で聞き取れない場合などもありますが、その時は「恐れ入ります、申し訳ございませんが、もう一度お願いいたします」と聞き返して下さい、また氏名や住所の場合、特別な文字を使用する場合がありますので、その時は「どのような文字をお書きに鳴るのでしょう」と素直に聞いて構わないでしょう、解ったつもりではいけません、大事な事柄であればあるほど正確にしっかり伝えないことによるビジネスの弊害がでることは極力避けたい事ですから。
また、他の人に取り次ぐ場合、先方が「○○さんをお願いします」と指名してきたら、「少々お持ちください」と言って電話を保留します、本人がすぐ近くにいても、「取り次ぎますのでお待ちください」とすぐに、取り次ぐことは避けましょう、相手が自分医のわかるお得意さまの場合はすぐ取り次ぐ事が重要ですが、相手がしっかり会社名や個人名を名のらない場合は、仕事と関係のないセールスなどの電話がよくかかって来る場合もありますので、取り次ぐ場合、誰からの電話であるかを伝え、本人が出る意思を示したら、つなぐようにしましょう、また本人が不在のときは、「あいにく外出しております、○○には戻る予定になっております・・・・」といって相手に、再度かけ直すかどうかの判断を仰いで下さい、また当然に伝言メモにはしっかりと、「誰から」「だれに」「何を」「いつ」「どこで」「どうする」を書き込んで下さい。
就職での電話マナーと電話のかけ方
昨今の就職における電話での使い方も多様化していますが、こと就職の為の電話のかけ方にこだわらず、電話のかけ方の基本を少しお話できれば幸いです、まず電話のかけ方として、要領よく伝える事があなたはできますか？、特に時間を効率的に使うビジネスにおいては、電話のやり取りも手際よくおこなうことが必用です、伝え忘れなどで何度もかけ直すようでは、相手にとっても迷惑の極みかもしれませんしマナー違反でしょう、ですから、電話をかけるときは、何を話をするべきかをしっかり頭で整理し、必用な書類などがあればそれを用意しておきます、相手が出てきたら挨拶の次に「○○の用件でお電話を差し上げました」と結論を先に述べ、経緯や理由はその後で結構です、そのほうが相手も理解しやすいものです、また電話が集中している時間帯とか、来客中のような場合は一言「ただ今、よろしいでしょうか？」と一言断りを述べてから用件に移って行きましょうね。
また、相手が不在のときは、何時頃戻るかを聞き「では、そのころまた電話してみます」と、いったん電話を切り、特別に急な用件でない限り、こちらからかけ直すのが最低のマナーです、そして本人が不在で、伝言をお願いするような場合は、「ご伝言をお願いしても良いでしょうか？」と相手の意向を伺ってから、用件を伝えましょう、また失礼にあたらないようにですが、内容が込み入った場合に電話先の担当者の方の名前を聞いておくことも必用になるかもしれません、丁重に「よろしければ、お名前をお聞かせ願いますか？」でいいと思います。
そして、用件が終わったら、「失礼します」「ありがとうございました」と言って相手が電話を切ったことを確認して静かに受話器を置いて下さい、これが電話をかけるマナーですね。